Mit dem Inkrafttreten der großen BRAO-Reform am 1.8.2022 ist auch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für Berufsausübungsgesellschaften gekommen. Im Folgenden werden die Voraussetzungen für dessen Einrichtung erläutert. Außerdem erklärt der Beitrag die wesentlichen Unterschiede zwischen den persönlichen beA und denen für Berufsausübungsgesellschaften und gibt Hinweise, was es zu beachten gilt.
Am 1.8.2022 ist § 31b BRAO in Kraft getreten. Damit hat der Gesetzgeber die Rechtsgrundlage für die BRAK geschaffen, für jede zugelassene Berufsausübungsgesellschaft ein beA empfangsbereit einzurichten. Gemäß § 59f I BRAO n. F. bedürfen alle Berufsausübungsgesellschaften der Zulassung durch die Rechtsanwaltskammer, es sei denn, es handelt sich um Personengesellschaften, bei denen keine Beschränkung der Haftung der natürlichen Personen vorliegt und denen als Gesellschafter und Mitglieder der Geschäftsführungs- und Aufsichtsorgane ausschließlich Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder sonstige Mitglieder einer Rechtsanwaltskammer, Mitglieder einer Patentanwaltskammer, Steuerberaterinnen/Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Wirtschaftsprüferinnen/Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüferinnen/Buchprüfer angehören. Für die letztgenannten Personengesellschaften besteht aber die Möglichkeit, freiwillig die Zulassung zu beantragen.
Verpflichtendes beA für zugelassene Berufsausübungsgesellschaften
Für alle zugelassenen Berufsausübungsgesellschaften richtet die BRAK zwingend ein beA ein. Ausnahmen sieht das Gesetz nicht vor. Es können also weder zugelassene Berufsausübungsgesellschaften der Einrichtung ihres beA widersprechen noch nicht zugelassene Personengesellschaften die Einrichtung eines beA beantragen. Die Einrichtung erfolgt nur über den Weg der (freiwilligen) Zulassung.
Der Automatismus zwischen Zulassung und Einrichtung des beA ist konsequent. Denn gem. § 59l BRAO n. F. können Berufsausübungsgesellschaften als Prozess- und Verfahrensbevollmächtigte beauftragt werden. Sie haben in diesem Fall die Rechte und Pflichten einer Rechtsanwältin bzw. eines Rechtsanwalts. Da sie also als sog. professionelle Einreicher i. S. d. § 130d ZPO und der Parallelvorschriften in den übrigen Verfahrensordnungen am (elektronischen) Rechtsverkehr teilnehmen, ist es richtig, dass sie Einreichungen über ein eigenes beA vornehmen und nicht auf den Umweg über die Nutzung des beA eines Gesellschafters oder Vertreters angewiesen sind.
Pro Standort ein beA?
Es wäre im Kanzleialltag organisatorisch sehr aufwendig, wenn auch überörtliche Berufsausübungsgesellschaften über nur ein beA ihre gesamte Korrespondenz abwickeln müssten. Aus diesem Grund sieht § 31b IV BRAO n. F. vor, dass die BRAK für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene Zweigstelle einer Berufsausübungsgesellschaft auf deren Antrag hin ein weiteres beA einrichtet. Der Antrag ist an die jeweilige Rechtsanwaltskammer zu richten, bei der die Berufsausübungsgesellschaft zugelassen ist.
Mit dieser Regelung wird pro Standort einer Berufsausübungsgesellschaft ein gesondertes beA zur Verfügung stehen können. Es ist indes zu erwarten, dass es in der Praxis zu „Fehlzustellungen“ kommen wird.
Praxistipp: Es empfiehlt sich deshalb, im ersten Schriftsatz jeweils anzugeben, an welchem Standort das Mandat bearbeitet wird und über welches Postfach die Korrespondenz geführt werden soll. Aufgrund der Pflicht, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen (§ 31b V i. V. m. § 31a VI BRAO), dürfte das Argument nicht verfangen, das Dokument sei nicht zugegangen, wenn es im „falschen“ beA eingegangen ist. Es bleibt zu hoffen, dass die Gerichte die richtige Korrespondenzadresse in ihren Fachverfahren hinterlegen. Trotzdem sollte jede Berufsausübungsgesellschaft rein vorsorglich organisatorische Maßnahmen treffen, damit „Irrläufer“ unverzüglich und zuverlässig an den Standort weitergeleitet werden, an dem sie bearbeitet werden. Ein Hinweis an das Gericht, welches Postfach richtigerweise zu adressieren ist, dürfte sicherlich ebenfalls hilfreich sein.
beA für Berufsausübungsgesellschaften ersetzt nicht persönliches beA
Zu beachten ist, dass das beA für zugelassene Berufsausübungsgesellschaften neben das persönliche beA einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts treten wird. Es wird es nicht ersetzen.
Das bedeutet für die Praxis, dass besondere Sorgfalt geboten ist und in der Berufsausübungsgesellschaft laufend alle beA von Berufsträgern und Gesellschaft auf Posteingänge hin überprüft werden müssen.
Das heißt aber auch, dass nicht zulassungspflichtige Personengesellschaften genau überlegen sollten, ob ihre Zulassung als Berufsausübungsgesellschaft allein wegen der Einrichtung eines beAs sinnvoll ist. Die zusätzlichen Kosten und Verpflichtungen sollten sorgfältig gegen den Nutzen abgewogen werden. Möglicherweise reichen das Rollen- und Rechtemanagement und die Einstellung von Sichten in der Postfachübersicht der beA-Webanwendung aus, um Posteingang und -versand zentral zu verwalten.
Hinweis: Informationen und Anleitungen zum Rechtemanagement und zu Sichten sind im beA-Supportportal zusammengestellt.
Sicherer Übermittlungsweg für Berufsausübungsgesellschaften
Für die persönlichen beA ist geregelt, dass elektronische Dokumente ohne qualifizierte Signatur schriftformersetzend eingereicht werden können, wenn sie von der verantwortenden Person einfach signiert und über ihr beA bei eigener Anmeldung versandt werden. Das System prüft, ob die Postfachinhaberin bzw. der Postfachinhaber selbst angemeldet ist, und bringt in diesem Fall den sog. Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN) an.
Für das beA der Berufsausübungsgesellschaften hat der Gesetzgeber eine etwas großzügigere Lösung gewählt: Die Berufsausübungsgesellschaften bestimmen selbst diejenigen Personen, die über den sicheren Übermittlungsweg elektronische Dokumente einreichen können. Der Personenkreis ist nicht auf die Gesellschafter/-innen und/oder Vertreter/-innen beschränkt. Auch andere in der Berufsausübungsgesellschaft tätige Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte können sog. VHN-Berechtigte sein. Einzige Voraussetzung ist, dass sie als Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt zugelassen sind. Eine Meldung an die Rechtsanwaltskammer wird nicht erforderlich sein. Eine entsprechende Änderung des § 31b II BRAO n. F. ist bereits auf den Weg gebracht.
Das Vorgehen ist denkbar einfach: Ein Gesellschafter oder Vertreter, der für die Berufsausübungsgesellschaft handelt, vergibt im Postfach der Berufsausübungsgesellschaft das neue VHN-Recht für eine oder mehrere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte. Das beA-System prüft die Berufsträgereigenschaft bei jeder Rechtevergabe. Sobald sich der oder die „VHN-Berechtigte“ anmeldet und eine Nachricht versendet, prüft das System, ob ein VHN-Berechtigter im Zeitpunkt des Nachrichtenversands am Postfach angemeldet war. Trifft dies zu, wird der VHN systemseitig angebracht. Der Empfänger kann so feststellen, dass die Nachricht schriftformersetzend über den sicheren Übermittlungsweg versandt wurde. Zu beachten ist aber, dass – ebenso wie bei den persönlichen beA – die Nachricht von der verantwortenden Person einfach signiert wird. Der Name unter dem Schriftsatz muss immer der Name der Person sein, die das Schriftstück über den sicheren Übermittlungsweg versendet.
In allen anderen Fällen ist eine qualifizierte elektronische Signatur weiterhin möglich und auch erforderlich.
Technische Voraussetzungen und beA-Karten
Die beA-Karten für Berufsausübungsgesellschaften sind bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer unter Angabe des Namens der Berufsausübungsgesellschaft und der für sie gemäß § 57l II BRAO n. F. handelnden Person bestellbar. Das Bestellportal wurde hierzu überarbeitet.
VHN-Berechtigte benötigen keine neue beA-Karte, sie können ihre persönlichen beA-Karten nutzen.
*) Erstveröffentlichung im BRAK-Magazin Heft 3/2022
