Autor: WilkeAdmin

erschienen im KammerReport 3-2021 | 24.09.2021

Rechtsanwalt Dr. Alexander Siegmund, München

Lange ist es nicht mehr hin. Am 1.1.2022 gilt in den meisten Prozessordnungen bundesweit die sogenannte aktive Nutzungspflicht. Das bedeutet für die Anwaltschaft, dass Schriftsätze nur noch als elektronische Dokumente bei den Gerichten eingereicht werden dürfen, da sie ansonsten unheilbar unwirksam sind. Nur in Ausnahmefällen bleibt die herkömmliche Übermittlung wie bspw. per Telefax zulässig, wenn ein technischer Ausfall unverzüglich glaubhaft gemacht wird. Die Kolleginnen und Kollegen sind daher dringend aufgerufen, sich so schnell wie möglich mit den neuen Bestimmungen vertraut zu machen und ihre Kanzlei auf die elektronische Kommunikation auszurichten. Ansonsten drohen unvermeidlich Haftungsfälle.

 

Aktive Nutzungspflicht – was ist das?

Der Begriff der aktiven Nutzungspflicht findet sich nicht im Gesetz. Er ist genau betrachtet sogar ein wenig schief. Er soll bedeuten, dass die Prozessbevollmächtigten verpflichtet sind, ihre Schriftsätze und Anlagen, Anträge und Erklärungen etc. als elektronische Dokumente zu speichern und „aktiv“ an die Gerichte auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die „Nutzung“ eines bestimmten Kommunikationsmittels wie bspw. des beA ist aber gerade nicht vorgeschrieben. Sinn und Zweck der Nutzungspflicht ist es, die Vorteile des elektronischen Rechtsverkehrs nicht dadurch zu beeinträchtigen, dass ein Teil der Anwälte weiterhin Papierdokumente an die Gerichte übersendet, die dann dort zu erheblichen Druck- und Scanaufwänden führen. ¹ Spätestens ab 1.1.2026 arbeiten die Gerichte nämlich ausschließlich mit der digitalen Akte (vgl. bspw. § 298a Abs. 1a S. 1 ZPO).

Die Pflichten im Zusammenhang mit dem elektronischen Rechtsverkehr wurden mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10. Oktober 2013 ² eingeführt und mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 ³ erweitert. Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs sollte dabei im wesentlich bundeseinheitlich und schrittweise erfolgen. So trat am 1.1.2018 bereits die „passive Nutzungspflicht“ in Kraft. Sie wird als reine Berufspflicht in § 31a Abs. 6 BRAO geregelt und verpflichtet zur Nutzung des beA, aber nur in Bezug auf den Empfang und damit auf der Passivseite.

Die aktive Nutzungspflicht tritt zum 1.1.2022 in Kraft. Sie wird geregelt sein in folgenden Prozess- bzw. Verfahrensordnungen: § 130d ZPO, § 14b FamFG, § 46g ArbGG, § 65d SGG, § 55d VwGO, § 52d FGO und § 32d StPO (vgl. auch in Verbindung mit § 110c OWiG). Dokumente, für die die Schriftform (vgl. § 130 Nr. 6 Hs. 1 ZPO) vorgeschrieben ist, müssen dann elektronisch eingereicht werden. Lediglich Verteidiger sollen ihre Schriftsätze als elektronisches Dokument übermitteln. Nur die Berufung und ihre Begründung, die Revision, ihre Begründung und die Gegenerklärung sowie die Privatklage und die Anschlusserklärung bei der Nebenklage müssen als elektronisches Dokument übermittelt werden.

Aufgrund Verordnungsermächtigung konnten zwei Bundesländer die Nutzungspflicht bereits vorab in Kraft treten lassen. Bereits seit dem 1.1.2020 gilt sie in Schleswig-Holstein für den Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit und seit dem 1.1.2021 in Bremen für alle Fachgerichtsbarkeiten mit Ausnahme des LSG Niedersachsen-Bremen in Celle und der Verwaltungsgerichtsbarkeit.

Beim Einreichen von fristwahrenden Schriftsätzen ist dort also bereits heute höchste Vorsicht geboten.

Dies zeigen die zahlreichen im Wesentlichen ergebnislosen Wiedereinsetzungsanträge, über die mittlerweile entschieden wurde.

Zu beachten ist schließlich, dass es bereits heute weitere Pflichten zur elektronischen Kommunikation gibt. Dazu gehört bspw. die Abgabe des elektronischen Empfangsbekenntnisses (174 Abs. 4 S. 4 ZPO), das Mahnverfahren, § 702 Abs. 2 S. 2 ZPO, und das Einreichen von Schutzschriften, § 945a ZPO in Verbindung mit § 49c BRAO. Besondere Aufregung hat in der Vergangenheit zudem die Rechtsprechung bei Faxproblemen am Tag des Fristablaufs gesorgt: Danach sei auch ein Übermittlungsversuch per beA zu unternehmen. Der BGH hat diese Anforderung mittlerweile ein wenig relativiert: Die Benutzung des beA nach gescheiterter Übermittlung per Telefax sei jedenfalls dann kein zumutbarer, nur geringfügigen Aufwand verursachender alternativer Übermittlungsweg, wenn der Anwalt das beA bisher nicht aktiv zum Versand von Schriftsätzen genutzt habe und mit seiner Nutzung nicht vertraut sei. ⁴

 

Ausgestaltung der aktiven Nutzungspflicht

Die Form der Einreichung ist eine Frage der Zulässigkeit und daher von Amts wegen zu beachten. Wird die Form nicht gewahrt, ist die Prozesserklärung unwirksam. Im Falle der Klage erfolgt eine Abweisung durch Prozessurteil. Auf die Einhaltung kann auch der Gegner weder verzichten noch sich rügelos einlassen (vgl. § 295 Abs. 2 ZPO). Die Nutzungspflicht gilt dabei grundsätzlich für alle anwaltlichen schriftlichen Anträge und Erklärungen nach der jeweiligen Verfahrensordnung. ⁵ Eine Heilung bspw. nach § 130a Abs. 6 ZPO kommt nicht in Betracht, weil kein Verstoß gegen die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen (§ 130a Abs. 2 ZPO in Verbindung mit der ERVV) vorliegt. Eine Wiedereinsetzung wird in der Regel an dem Organisationsverschulden des Anwalts scheitern. Allein die Unkenntnis der Normen zum elektronischen Rechtsverkehr kann kein Entschuldigungsgrund sein. ⁶

Vorgaben im materiellen Recht wie etwa § 2356 Abs. 1 S. 1 BGB, die die Vorlage von öffentlichen Urkunden oder Ausfertigungen in gerichtlichen Verfahren vorschreiben, bleiben als leges speciales von der allgemeinen Nutzungspflicht elektronischer Kommunikationswege natürlich unberührt. Dasselbe gilt erst recht für die Vorlage von Urkunden, die vom Gericht zu informatorischen Zwecken (§§ 142, 273 Abs. 2 Nr. 5 ZPO) oder zu Beweiszwecken angeordnet worden ist. Ausgeschlossen ist überdies nicht die Einreichung von Papierunterlagen, die im grenzüberschreitenden Rechtsverkehr zur Weiterleitung an eine ausländische Stelle bestimmt sind. Soweit in allen diesen Fällen zusätzlich eine Abschrift der vorzulegenden oder weiterzuleitenden Dokumente in Papierform für die Akten eingereicht werden soll, ist die Pflicht zur Einreichung in elektronischer Form allerdings zu beachten. ⁷

Ist die elektronische Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen, vgl. bspw. § 130d S. 2 und 3 ZPO. Die nach den allgemeinen Vorschriften zulässigen Einreichungsformen sind dabei die Übermittlung in Papierform oder durch Telefax (vgl. § 130 Nr. 6 Hs. 2 ZPO). Diese Ersatzeinreichung ist nur für die Dauer der Störung zulässig. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ursache für die vorübergehende technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Gerichts oder des Anwalts zu suchen ist. ⁸ Die Möglichkeit der Ersatzeinreichung ist verschuldens-unabhängig ausgestaltet. ⁹

Die Möglichkeit der Ersatzeinreichung kann vor allem zur Wahrung materiell-rechtlicher Verjährungs- oder Ausschlussfristen erforderlich sein, in die keine Wiedereinsetzung gewährt werden kann und bei denen § 167 ZPO eine Rückwirkung auf den Zeitpunkt des Eingangs bei Gericht vorsieht. Allerdings wird durch die Einschränkung „aus technischen Gründen“ und „vorübergehend“ klargestellt, dass Anwälte hierdurch nicht von der Pflicht entbunden sind, die notwendigen technischen Einrichtungen für die Einreichung elektronischer Dokumente vorzuhalten und bei technischen Ausfällen unverzüglich für Abhilfe zu sorgen. ¹⁰

Vor diesem Hintergrund wurde daher auch vorgesehen, dass die technische Unmöglichkeit einschließlich ihrer vorübergehenden Natur glaubhaft zu machen ist. Die Glaubhaftmachung (vgl. § 294 ZPO) soll möglichst gleichzeitig mit der Ersatzeinreichung erfolgen. Jedoch sind Situationen denkbar, bei denen der Rechtsanwalt erst kurz vor Fristablauf feststellt, dass eine elektronische Einreichung nicht möglich ist und bis zum Fristablauf keine Zeit mehr verbleibt, die Unmöglichkeit darzutun und glaubhaft zu machen. In diesem Fall ist die Glaubhaftmachung unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) nachzuholen. Eine Glaubhaftmachung 17 Tage nach der Störung ist nicht mehr unverzüglich. Die gerichtliche Kenntnis von der Störung des beA zu einem bestimmten Zeitpunkt macht die Glaubhaftmachung der Störung nicht entbehrlich. Glaubhaft gemacht werden muss allein die Tatsache einer technischen Störung zum Zeitpunkt der beabsichtigen Einreichung. Es bedarf keiner weiteren Sachverhaltsaufklärung bspw. zu den Gründen der Störung oder eines Zuwartens aus sonstigen Gründen. Die Glaubhaftmachung muss selbst wirksam (also im Zweifel elektronisch) eingereicht werden. Fehlt die Glaubhaftmachung oder wurde sie formunwirksam durchgeführt, wird auch die Ersatzeinreichung unwirksam. ¹¹

 

Was ist jetzt zu tun?

Sofern Anwälte forensisch tätig sind, sollten sie schnellsten Vorkehrungen treffen, um elektronische Dokumente an die Gerichte formwirksam übermitteln zu können. Dabei können verschiedene zugelassene Übermittlungswege genutzt werden (vgl. § 4 Abs. 1 ERVV) wie bspw. akkreditierte EGVP-Clients oder DE-Mail mit Absenderbestätigung. Am einfachsten dürfte es aber sein, das beA zu verwenden, mit dem auf Empfangsseite ohnehin regelmäßig gearbeitet werden muss. Hierfür ist wenigstens die Anschaffung einer beA Karte Basis erforderlich, die über die Bundesnotarkammer bezogen werden kann. ¹² Die zur Bestellung benötigte SAFE-ID kann jeder Anwalt selbst im bundesweiten Gesamtverzeichnis recherchieren. ¹³

Bei der Nutzung von beA bieten sich zwei Übermittlungsmethoden an, vgl. bspw. § 130a Abs. 3 S. 1 ZPO. Entweder wird das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, für die aber wiederum ein entsprechendes Signaturzertifikat anzuschaffen ist (beA Karte Signatur). Oder man macht von der vereinfachten Einreichungsmöglichkeit Gebrauch, die allerdings – so hat es sich mittlerweile gezeigt – fehleranfällig ist. Danach genügt es, wenn das elektronische Dokumente am Ende mit dem Namen der verantwortenden Person versehen wird (einfache Signatur) und eben diese verantwortende Person aus ihrem beA heraus das Dokument selbst an das Gericht versendet.

Machen Sie sich darüber hinaus mit den Anforderungen an die elektronischen Dokumente vertraut, wie sie in der ERVV und der dazu erfolgten Bekanntmachung niedergelegt sind. In der Regel ist das elektronische Dokument in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln, § 2 Abs. 1 ERVV. Denken Sie auch daran, für den Versand und die nachfolgende Eingangskontrolle organisatorische Anweisungen an Ihre Mitarbeiter zu erteilen, um sich im Falle einer Wiedereinsetzung exkulpieren zu können.

¹ Veröffentlichung mit freundlicher Zustimmung durch die RAK München. BT-Drs. 17/12634, S. 27.
² BGBl. I, S. 3786.
³ BGBl. I, S. 2208.
⁴ BGH Beschl. v. 17.12.2020 – III ZB 31/20, NJW 2021, 390, Rn. 27.
⁵ BT-Drs. 17/12634, S. 27.
⁶ BGH Beschl. v. 15.5.2019, XII ZB 573/18, NJW 2019, 2230 mit weiteren Nachweisen.
⁷ BT-Drs. 17/12634, S. 27.
8 BT-Drs. 17/12634, S. 27.
⁹ ArbG Lübeck Urt. v. 1.10.2020 – 1 Ca 572/20, BRAK-Mitt 2021, 122.
¹⁰ BT-Drs. 17/12634, S. 28.
¹¹ ArbG Lübeck Urt. v. 1.10.2020 – 1 Ca 572/20, BRAK-Mitt 2021, 122.
¹² https://bea.bnotk.de/
¹³ www.rechtsanwaltsregister.org

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Wichtige Hinweise aus der Rechtsprechung

erschienen im KammerReport 3-2021 | 24.09.2021

Rechtsanwältin Julia von Seltmann, BRAK, Berlin

In der Rechtsprechung kristallisiert sich heraus, dass die Gerichte strenge Anforderungen an die Prüf- und Sorgfaltspflichten der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte beim Versand von Nachrichten über das beA stellen. Diese Anforderungen werden im Folgenden am Beispiel von zwei aktuellen Entscheidungen erläutert.

Der BGH setzte sich in seiner Entscheidung vom 11.5.2021 – VIII ZB 9/20 mit den anwaltlichen Sorgfaltspflichten im Zusammenhang mit der Übermittlung von fristgebunden Schriftsätzen per beA auseinander. Er stellte fest, dass die anwaltlichen Sorgfaltspflichten denen bei Übersendung von Schriftsätzen per Telefax entsprechen. Insofern sei es unerlässlich, den Versandvorgang zu überprüfen. Die Überprüfung der ordnungsgemäßen Übermittlung erfordere dabei die Kontrolle, ob die Bestätigung des Eingangs des elektronischen Dokuments bei Gericht nach § 130a V 2 ZPO erteilt worden sei. Habe der Rechtsanwalt eine solche Eingangsbestätigung erhalten, bestehe Sicherheit darüber, dass der Sende-vorgang erfolgreich gewesen sei. Bleibe sie dagegen aus, müsse dies den Rechtsanwalt zur Überprüfung und ggf. erneuten Übermittlung veranlassen.

Doch damit nicht genug. Der BGH äußerte sich auch zum arbeitsteiligen Arbeiten in der Kanzlei: Versende ein Rechtsanwalt fristwahrende Schriftsätze über das beA an das Gericht, habe er in seiner Kanzlei das zuständige Personal dahingehend anzuweisen, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 130a V 2 ZPO zu kontrollieren sei. Er habe zudem diesbezüglich zumindest stichprobenweise Überprüfungen durchzuführen.

Festzuhalten ist somit, dass es die anwaltliche Sorgfaltspflicht gebietet, den Versandvorgang zu überprüfen. Der BGH klärt in seinem Beschluss auch, wie dies zu erfolgen habe; nämlich durch die Überprüfung der Eingangsbestätigung des Gerichts. Deshalb reiche auch die einfache Anweisung an das Büropersonal, dass eine Frist aus dem Fristenkalender erst nach Überprüfung der Erledigung und Anweisung durch den Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin gestrichen werden dürfe, nicht aus. Erforderlich sei auch eine Anweisung zum „Wie“, also dahingehend, dass stets der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 130a V 2 ZPO zu kontrollieren ist, bevor die Frist gestrichen wird.

 

Wie stellt sich der erfolgreiche Versandvorgang in der Praxis der beA-Webanwendung dar?

1. Öffnen Sie die Nachricht, deren erfolgreichen Versand Sie überprüfen möchten, in Ihrem Ordner „Gesendet“. Oberhalb der Visitenkarte erscheint eine Zeile, die Auskunft über den Versandstatus gibt:

Abb. 1: Nach dem Öffnen einer Nachricht, deren erfolgreichen Versand Sie überprüfen möchten, erscheint diese Zeile.

 

War der Versand der Nachricht erfolgreich – ist sie also auf der Empfangseinrichtung des Gerichts eingegangen – sendet das Gericht eine automatisierte Eingangsbestä-tigung zurück. Diese ist daran zu erkennen, dass unter dem Punkt „Meldungstext“ der Eintrag „Request exe-cuted“ und unter dem Punkt „Übermittlungsstatus“ die Meldung „Erfolgreich“ erscheint. Zudem ist das Zugangsdatum mit Uhrzeit vermerkt.

2. Wenn Sie das Lupensymbol am Ende der Zeile anklicken, erhalten Sie die „vollständige Zustellantwort“. Auch diese beinhaltet das Zugangsdatum mit Uhrzeit:

Abb. 2: Vollständige Zustellantwort

 

Nach der Entscheidung des BGH empfiehlt es sich, das Kanzleipersonal anzuweisen, dass auf die oben beschriebene Art und Weise die Versandkontrolle erfolgt und erst nach dem bestätigten erfolgreichen Versand etwaige Fristen im Fristenkalender gestrichen werden. Bitte vergessen Sie auch nicht, regelmäßig Stichproben durchzuführen, dass Ihre Anweisungen eingehalten werden.

 

Wann ist eine Signaturprüfung beim Nachrichtenversand erforderlich?

Die Bestätigung über den erfolgreichen Versand der Nachricht reicht indes dann nicht aus, wenn elektronische Dokumente übermittelt werden, die der Schriftform unterliegen. In diesen Fällen ist zusätzlich beim Versand von Nachrichten die Prüfung erforderlich, ob die Schriftform eingehalten wurde. Dies ist der Fall, wenn der Schriftsatz eine gültige qualifizierte elektronische Signatur trägt oder wenn die Nachricht über einen sicheren Übermittlungsweg versandt wird.

Das OLG Braunschweig wies in seinem Beschluss vom 18.11.2020 – 11 U 315/20, darauf hin, dass der Rechtsanwalt sich vor der Absendung einer Berufungsbegründung vergewissern müsse, dass diese eine gültige quali-fizierte elektronische Signatur trage, wenn er den Schriftsatz nicht selbst über sein beA eingereicht habe und es daher an einer Versendung über einen sicheren Übermittlungsweg fehle. Dies gelte auch dann, wenn er beispielsweise eine Kanzleisoftware nutze. Dies entbinde den Rechtsanwalt nicht von der Verpflichtung, Dokumente zur Rechtsmitteleinlegung und -begründung auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen.

 

Die Signaturprüfung in der beA-Webanwendung

1. Öffnen Sie die Nachricht, die das signierte elektronische Dokument enthält. Die Signaturprüfung kann auch nach dem Versand der Nachricht erfolgen, wenn die Nachricht im Ordner „Gesendet“ geöffnet wird.
2. Klicken Sie in der Nachrichtendarstellung auf das Feld „Signatur prüfen“.

Abb. 3: Feld „Signatur prüfen“

 

Es wird dann ein Prüfprotokoll mit allen Angaben zu den in der Nachricht enthaltenen Signaturen angezeigt.

 

Was ist im Fehlerfall zu tun?

Sollte entweder der Versand oder die Signaturprüfung kein erfolgreiches Ergebnis liefern, muss der Nachrichtenversand erneut angestoßen werden, bevor die Frist als erledigt gestrichen werden kann. Bei einem Signaturfehler bietet es sich an, nicht einfach nur die Nachricht erneut zu versenden, sondern die qualifizierte elektronische Signatur an den Schriftsatz nochmals anzubringen. Auf jeden Fall muss auch beim erneut angestoßenen Nachrichtenversand und einer nochmals angebrachten Signatur jeweils wieder die Überprüfung des erfolgreichen Versands und der gültigen Signatur durchgeführt werden.

 

Technische Anpassungen im beA

Nachdem nun die erste höchstrichterliche Rechtsprechung dazu vorliegt, welche Sorgfaltspflichten zu beachten sind, wird die BRAK in der laufenden Weiterentwicklung darauf achten, diese Anforderungen technisch so umzusetzen, dass ihre Einhaltung Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten auf benutzerfreundlichere Art und Weise erleichtert wird. Zu denken ist beispielsweise an eine automatische Signaturprüfung beim Nachrichtenversand und eindeutigere Fehlermeldungen.

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Ein kleiner Leitfaden aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht

erschienen im KammerReport 2-2021 | 22.06.2021

Hinweise des BRAK-Ausschusses Sozialrecht
(Stand: April 2021)

1. Einführung

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind in ihren Kanzleien oftmals auch Arbeitgeber, sei es für juristische als auch nicht-juristische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Gerade wenn zum ersten Mal eine neue Mitarbeiterin bzw. ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, besteht oftmals eine gewisse Unsicherheit, welche sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen damit einhergehen und was man als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber konkret machen muss.

Dieser Beitrag soll ein kleiner Leitfaden sein, der sich jedoch allein auf die sozialversicherungsrechtliche Sicht beschränkt und keine Angaben zu gegebenenfalls bestehenden weiteren Verpflichtungen enthält, die z. B. aus arbeitsrechtlicher oder steuerrechtlicher Sicht bestehen können.

2. Beantragung einer Betriebsnummer

Im ersten Schritt müssen Rechtsanwälte als zukünftige Arbeitgeber die Agentur für Arbeit kontaktieren, um eine sog. Betriebsnummer zu erhalten. Die Nummer wird beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit¹ beantragt. Die Betriebsnummer ist Voraussetzung für die Meldung der Beschäftigten zur Sozialversicherung. Unter Angabe der Nummer werden Arbeitnehmer bei der Krankenkasse an- und abgemeldet. Zudem ist sie für die Abrechnung der Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. Schließlich braucht der Arbeitgeber die Betriebsnummer für Unfallanzeigen an die Berufsgenossenschaft.

3. Anmeldung bei der Krankenversicherung

Unselbstständig Beschäftigte (also z. B. auch die Reinigungskraft) sind in der Regel sozialversicherungspflichtig (bei der gesetzlichen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Die Krankenkassen ziehen den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ein.² Einen Arbeitgeber treffen verschiedene Meldepflichten, die auf § 28a³ SGB IV beruhen.

3.1 Kontakt zur Krankenkasse
Soll eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eingestellt werden, ist eine Anmeldung bei der Krankenversicherung, bei der der Mitarbeiter Mitglied ist oder Mitglied werden möchte, erforderlich.⁴ Dazu muss sich der Arbeitgeber mit der Krankenkasse seiner Mitarbeiterin / seines Mitarbeiters in Verbindung setzen.

Zuvor ist es erforderlich, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zu Beginn der Beschäftigung eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenversicherung vorlegt oder ihm den Sozialversicherungsausweis aushändigt. Wenn zuvor kein Krankenversicherungsschutz besteht, kann der Arbeitgeber eine Krankenkasse auswählen und der Arbeitnehmer wird dann dieser Krankenkasse zugewiesen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer über die gewählte Krankenkasse zu unterrichten. Es bietet sich jedoch an, in Abstimmung mit dem Beschäftigten eine Krankenkasse auszuwählen.

3.2 Frist für die Erstanmeldung
Der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn, zu melden (§ 6⁵ Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung – DEÜV).

3.3 Berechnung Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
Der Anwalt als Arbeitgeber ist verpflichtet für seinen Arbeitnehmer die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu berechnen und mithilfe eines Beitragsnachweises bei der Krankenkasse des Beschäftigten zu melden und den Betrag zu überweisen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam getragen; etwas anderes gilt für geringfügig Beschäftigte. Um Arbeitnehmer zur Aufnahme auch niedrig entlohnter Beschäftigungen zu motivieren, sieht der sogenannte Übergangsbereich für Entgelte von 450,01 bis 1.300,00 Euro pro Monat verminderte Beiträge zur Sozialversicherung vor⁶.

Zur Ermittlung der Höhe des Beitragsnachweises und der sich daraus ergebenen Beitragszahlung muss der Anwalt als Arbeitgeber eine Schätzung vornehmen. Die Höhe der Beitragssätze entspricht einem bestimmten Prozentsatz des Bruttoentgelts. Zur Berechnung des Gehalts und zu den aktuellen Prozentanteilen bietet das Gründungsportal des BMWi⁷ weitere Informationen.

3.4 Elektronische Meldung
Die Meldungen zur Sozialversicherung sind nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen möglich (§ 28a⁸ SGB IV; § 26 DEÜV). Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, können mit sv.net⁹ Meldungen zur Sozialversicherung auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt übermitteln. So besteht zudem die Möglichkeit für Arbeitgeber neben den Sozialversicherungsmeldungen auch Beitragsnachweise, den digitalen Lohnnachweis zur Unfallversicherung, Erstattungsanträge nach dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (AAG) sowie weitere Bescheinigungen (z. B. den A1-Antrag Entsendung) auf dem gesetzlich vorgeschriebenen Weg verschlüsselt an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Für die elektronische Datenübermittlung mit sv.net wird kein Arbeitgeberzertifikat und keine elektronische Signatur benötigt.

4. Anmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung

Für alle Arbeitnehmer besteht zusätzlich eine Melde- und Beitragspflicht zur gesetzlichen Unfallversicherung. Zuständig ist die Berufsgenossenschaft. Beiträge zur Unfallversicherung sind vom Arbeitgeber direkt an die zuständige Berufsgenossenschaft zu zahlen. Die Beiträge sind allein vom Arbeitgeber aufzubringen. Der Arbeitgeber hat für jeden in einem Kalenderjahr Beschäftigten, der in der Unfallversicherung versichert ist, zum 16. Februar des Folgejahres eine besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung zu erstatten (§ 28a¹⁰ Abs. 2a SGB IV). Diese Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich.

Zur Berechnung des Beitrages benötigt die Berufsgenossenschaft nach jedem abgelaufenen Kalenderjahr u. a. Angaben über die Anzahl der in der Kanzlei Beschäftigten, die Höhe der gezahlten Entgelte und die durch die Beschäftigten geleisteten Arbeitsstunden. Die Entgelte melden die Kanzleiinhaber grundsätzlich mit dem elektronischen Lohnnachweis (Lohnnachweis Digital) über das jeweilige Entgeltabrechnungsprogramm. Falls der Arbeitgeber über kein Entgeltabrechnungsprogramm verfügt, kann auch hier eine Ausfüllhilfe, z. B. sv.net¹¹, genutzt werden. Der auf Grundlage des Lohnnachweises erstellte Beitragsbescheid wird von der Berufsgenossenschaft regelmäßig im April versandt.

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und ihre Beschäftigten ist die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG)¹² zuständig.

5. Besonderheit: Auszubildende

Wenn eine Kanzlei Auszubildene für den Beruf der/des Rechtsanwaltsfachangestellten einstellt, sind Besonderheiten, u. a. nach dem Berufsbildungsgesetz¹³ zu beachten. Das Ausbildungsverhältnis muss der zuständigen Rechtsanwaltskammer gemeldet werden, die den Ausbildungsvertrag prüft und dann in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse einträgt. Weitere Informationen finden sich unter https://www.recht-clever.info/ausbildung/.

6. Checkliste der notwendigen Unterlagen

• • Betriebsnummer (durch Arbeitgeber, siehe Ziffer 2)
  • Arbeitsvertrag (Angaben zur Entlohnung/Gehalt)
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder Sozialversicherungsausweis
  • Nachweis Elterneigenschaft
  • Schwerbehindertenausweis

7. Weitere Pflichten

Dieser Beitrag enthält, wie eingangs erwähnt, keine Angaben zu weitergehenden Pflichten, wie beispielsweise die Pflicht, die Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt abzuführen und einmal jährlich für jeden Arbeitnehmer eine Jahresmeldung abzugeben und eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Auch zu möglichen arbeitsrechtlichen Pflichten enthält dieser Beitrag keine Angaben. Der Frage, welche arbeitsrechtlichen Gegebenheiten beachtet werden müssen, ist daher gesonderte Aufmerksamkeit zu schenken.

 

¹ https://www.arbeitsagentur.de/betriebsnummern-service/beantragung
² vgl. Informationen des Ausschusses Sozialrecht zum SGB IV (https://brak.de/w/files/01_ueber_die_brak/aus-der-arbeit-der-ausschuesse/as-sozialrecht/sgb-iv-gemeinsame-vorschriften-fuer-die-sozialversicherung.pdf)
³ https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html
⁴ Dies gilt ausnahmsweise nicht bei geringfügig entlohnten Beschäftigten („Minijobs“), bei ihnen erfolgt die Meldung und die Abführung der Pauschalabgabe bei der Minijob-Zentrale als einheitliche Einzugsstelle.
⁵ https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/__6.html
⁶ vgl. auch hier: Informationen des Ausschusses Sozialrecht zum SGB IV (https://brak.de/w/files/01_ueber_die_brak/aus-der-
arbeit-der-ausschuesse/as-sozialrecht/sgb-iv-gemeinsame-vorschriften-fuer-die-sozialversicherung.pdf)
⁷ https://www.existenzgruender.de/DE/Unternehmen-fuehren/Personal/Personal-einstellen/Lohn-Gehalt/inhalt.html;jsessionid=11C35A49F05A3525E759504392E2888E
⁸ https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html
⁹ https://www.itsg.de/produkte/sv-net/
¹⁰ https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html
¹¹ https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/
¹² https://www.vbg.de/DE/0_Home/home_node.html
¹³ https://www.gesetze-im-internet.de/bbig_2005/

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erschienen im KammerReport 2-2021 | 22.06.2021

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die ihre Kanzlei in Form einer Kapitalgesellschaft organisiert haben, stehen vor einer Reihe sozialversicherungsrechtlicher Fragen. Unklar ist häufig, ob sie als geschäftsführende Gesellschafter einer Rechtsanwalts-Kapitalgesellschaft bei dieser Gesellschaft sozialversicherungspflichtig angestellt sind oder nicht. Damit sie bei der nächsten Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung keine unangenehme Überraschung erleben, möchte der BRAK-Ausschuss Sozialrecht Problembewusstsein schaffen. In seinem Leitfaden „Rechtsformwahl aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht“ hat der Ausschuss die geltende Rechtslage sowie die aktuelle Rechtsprechung des BSG dargestellt. Thematisiert werden u. a. der sozialversicherungsrechtliche Status, die Pflicht zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen sowie von Beiträgen zum Versorgungswerk bzw. zur Rentenversicherung. Zudem wird ein Überblick über die relevante Rechtsprechung des BSG zur Frage der Sozialversicherungspflicht gegeben. Sie finden den Leitfaden unter dem Link:
https://brak.de/w/files/01_ueber_die_brak/aus-der-arbeit-der-ausschuesse/as-sozialrecht/2021-04-rechtsformwahl-aus-sozialversicherungsr.-sicht_info.pdf

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für Berufshaftpflichtversicherungen, Rechtsanwaltskammern und Vereine sowie von Kosten der beA-Karte

erschienen im KammerReport 2-2021 | 22.06.2021

Unterfallen Beiträge für Berufshaftpflichtversicherungen, Rechtsanwaltskammern und Vereine sowie Kosten der beA-Karte, die der Arbeitgeber für eine angestellte Anwältin oder einen angestellten Anwalt übernimmt, der Lohnsteuerpflicht? Wann dies der Fall ist, erläutert der BRAK-Ausschuss Steuerrecht in seinen Handlungshinweisen (Stand: Mai 2021), die er nun angesichts zweier aktueller Entscheidungen des BFH überarbeitet hat. Dabei werden die Unterschiede der Rechtsprechung des BFH aus den Jahren 2016 und 2020 herausgearbeitet und die vom BFH entschiedenen Fallkonstellationen im Einzelnen dargestellt. Sie finden die Hinweise unter dem Link:
https://brak.de/w/files/01_ueber_die_brak/aus-der-arbeit-der-ausschuesse/2021_05_03_ueberarbeitung_hinweise-lohnversteuerung.pdf

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erschienen im KammerReport 2-2021 | 22.06.2021

Steuerliche Betriebs- bzw. Außenprüfungen kann die Finanzverwaltung auch bei Berufsgeheimnisträgern durchführen – jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt kann also davon betroffen sein. Häufig besteht jedoch eine gewisse Unsicherheit darüber, ob der Betriebsprüfer Zutritt zur Kanzlei verlangen kann, welche Unterlagen ihm vorzulegen sind und inwieweit man sich auf die anwaltliche Verschwiegenheit berufen kann. Der BRAK-Ausschuss Steuerrecht hat Handlungshinweise zu Betriebsprüfungen in Rechtsanwaltskanzleien erarbeitet, die diese Fragen anhand der gesetzlichen Vorgaben sowie der geltenden Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs eingehend erörtern. Zudem werden Handlungsmöglichkeiten für betroffene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte aufgezeigt. Sie finden die Hinweise (Stand: April 2021) unter dem Link:
https://brak.de/w/files/01_ueber_die_brak/aus-der-arbeit-der-ausschuesse/2021-04-14-handlungshinweise-betriebspruefung.pdf

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erschienen im KammerReport 2-2021 | 22.06.2021

Viele Kollegen nutzen das beA schon seit geraumer Zeit für ihre tägliche Korrespondenz mit den Gerichten und anderen Anwälten. Um aber auch denjenigen, die sich bislang nicht so recht mit dem Thema „Elektronischer Rechtsverkehr“ beschäftigen wollten, den Übergang zur aktiven beA-Nutzungspflicht ab dem 1.1.2022 zu erleichtern, erstellt die BRAK eine Serie mit Anleitungen für beA-Neulinge. Hierbei soll es darum gehen, das beA kennen zu lernen und die notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Nutzung des beA darzustellen. Im beA-Newsletter der BRAK werden regelmäßig neue Folgen zu verschiedenen Themen veröffentlicht. Der beA-Newsletter kann über die BRAK abonniert werden. Frühere Ausgaben stehen im beA-Newsletter-Archiv auf der Homepage der BRAK zur Verfügung.

Folge 1 der neuen Serie im beA-Newsletter befasst sich in der Ausgabe 04/2021 mit dem Thema „beA-Kartenbestellung und Erstregistrierung im beA“.

Von Ihrer RAK haben Sie bereits ein Schreiben mit Ihrer persönlichen SAFE-ID erhalten. Die SAFE-ID ist eine eindeutige Kombination aus Zahlen und Buchstaben, die nur einmal vergeben und Ihnen persönlich zugeordnet wird. Sie ist unveränderbar und stellt Ihre im beA-System geführte Identität dar (s. auch die Ausführungen der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz zu dieser Thematik). Falls Sie das Schreiben Ihrer RAK mit Ihrer SAFE-ID nicht zur Hand haben, können Sie Ihre SAFE-ID auch einfach im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis abrufen.

Auf der Website der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer können Sie dann, mithilfe Ihrer SAFE-ID, die notwendigen beA-Produkte bestellen. Diese sind eine beA-Karte Basis oder Signatur sowie ein Kartenlesegerät. Ob Sie sich für eine beA-Karte Basis oder Signatur entscheiden, bleibt Ihnen überlassen: Die Erstregistrierung, die Anmeldung beim beA, das Abrufen und Versenden von Nachrichten sowie der Nachrichtenempfang sind mit beiden Karten möglich. Die Signaturkarte bietet aber den Vorteil, dass Sie mit ihr Nachrichten qualifiziert elektronisch signieren können. Die Zertifizierungsstelle versendet Ihre beA-Produkte in der Regel sehr schnell, d. h. innerhalb weniger Werktage, an Ihre Kanzleianschrift. Die Bestellung eines Kartenlesegeräts muss nicht über die Bundesnotarkammer erfolgen, Sie können dieses auch anderweitig erwerben. Eine Liste der im beA-System unterstützten Kartenlesegeräte finden Sie in der beA-Anwenderhilfe auf der Homepage der BRAK.

Wenn Sie die Postsendung mit Ihren beA-Produkten sowie den Brief mit Ihrer PIN von der Zertifizierungsstelle erhalten haben, können Sie auch schon loslegen und Ihr beA erstregistrieren: Dafür benötigen Sie die beA-Software „Client Security“, die Sie zunächst herunterladen müssen. Die Client Security wird für Windows, Mac OS X sowie für Linux bereitgestellt. Dann muss das Kartenlesegerät mit dem mitgelieferten USB-Kabel mit Ihrem PC verbunden und die beA-Karte in das Kartenlesegerät gesteckt werden. Nach Installation der Client Security klicken Sie auf der Seite www.bea-brak.de auf „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“. Sie werden dann dazu aufgefordert, Ihren Sicherheits-Token auszuwählen. Ihre beA-Karte ist Ihr Sicherheits-Token (sog. Hardware-Token).

Wenn Sie Ihre beA-Karte als Sicherheits-Token ausgewählt haben, müssen Sie Ihre PIN eingeben. Die PIN erhalten Sie ebenfalls auf dem Postweg von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, wenn Sie eine beA-Karte bestellen. Nach Eingabe Ihrer PIN erscheint ein Sicherheitshinweis mit Angabe Ihrer SAFE-ID.

Ist die SAFE-ID korrekt, so klicken Sie bitte auf „OK“. Danach werden Sie dazu aufgefordert, Ihre PIN ein zweites Mal einzugeben. Dadurch wird Ihre beA-Karte als Sicherheitstoken für Sie als Postfachbesitzer hinterlegt.

Anschließend werden Sie gebeten, Sicherheitsfragen mit den entsprechenden Antworten festzulegen sowie Ihre E-Mail-Adresse zu hinterlegen, wobei Letzteres optional ist. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung bei Nachrichteneingang in Ihr E-Mail-Postfach. Danach sollte der Hinweis „Die Registrierung war erfolgreich.“ erscheinen. Über den Button „Zurück zur Anmeldung“ erreichen Sie dann wieder die Startseite https://www.bea-brak.de, von wo aus Sie sich nun in Ihr beA einloggen können.

In der bereits veröffentlichten Ausgabe 05/2021 des beA-Newsletters erfahren Sie in Folge 2, wie Sie eine Nachricht erstellen.

Unsere Empfehlung: Abonnieren Sie den beA-Newsletter der BRAK. Machen Sie sich mit der Nutzung des beA vertraut und nehmen am elektronischen Rechtsverkehr teil.

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erschienen im KammerReport 2-2021 | 22.06.2021

Die Anwaltschaft schrumpft leicht. Dies ergibt die von der BRAK veröffentlichte Statistik der Mitglieder der Rechtsanwaltskammern zum 1.1.2021. Mit 167.092 Mitgliedern verzeichneten die 28 regionalen Kammern erstmals einen Rückgang um ca. 0,1 % im Vergleich zum Vorjahr (167.234). In den Jahren zuvor waren die Mitgliederzahlen nur noch moderat gestiegen.

Zugelassen waren insgesamt 165.680 Rechtsanwälte (Vorjahr: 165.901), davon 59.466 Rechtsanwältinnen (Vorjahr: 59.002). Dies bedeutet insgesamt einen Rückgang von 0,13 % bei den Zulassungen.

Der Frauenanteil in der Anwaltschaft stieg mit 35,89 % weiter an (Vorjahr: 35,56 %). Auch eine weitere Tendenz setzt sich fort: Die Zahl der nur als Rechtsanwalt/Rechtsanwältin Zugelassenen ging erneut zugunsten der Syndikus-Zulassungen deutlich zurück: Zum 1.1.2021 gab es 144.773 (Vorjahr: 146.795) Rechtsanwälte mit Einzelzulassung, 4.410 Syndikusrechtsanwälte (Vorjahr: 3.631) und 16.537 (Vorjahr: 15.475) Rechtsanwälte mit Doppelzulassung (Rechtsanwälte und Syndikusrechtsanwälte). Der Frauenanteil liegt bei den Syndici deutlich höher als bei den Rechtsanwälten mit Einzelzulassung (34,28 %) und stieg im Vergleich zum Vorjahr nochmals an. 44,52 % der doppelt Zugelassenen und sogar 56,51 % der reinen Syndikusrechtsanwälte sind weiblich.

Weiterhin rückläufig ist auch die Zahl der Anwaltsnotare: Mit 5.164 liegt sie um 1,19 % unter dem Vorjahreswert (5.226). Die Zahl der zusätzlich als Wirtschaftsprüfer Zugelassenen erhöhte sich auf 544 (Vorjahr: 513), während die Zahlen der auch als Steuerberater (2.016; Vorjahr: 2.062) oder als vereidigter Buchprüfer (326; Vorjahr: 355) Zugelassenen zurückgingen.

Deutliche Zuwächse gibt es bei den Rechtsanwalts-GmbHs (1.109; Vorjahr: 1.018), in geringerem Maße auch bei den Rechtsanwalts-AGs (27; Vorjahr: 25) und Rechtsanwalts-UGs (19; Vorjahr: 14). Die Zahl der Partnerschaftsgesellschaften stieg auf 5.466 (Vorjahr: 5.327), davon 2.696 mit beschränkter Berufshaftung (Vorjahr: 2.587). Einen Zuwachs verzeichneten auch die LLPs mit 112 Zulassungen (Vorjahr: 93).

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