beA: Automatisches Verschieben und Löschen von Nachrichten ab dem 1.4.2019

RA Alfred Gass und RAin
Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ., BRAK, Berlin

Ab dem 1.4.2019 werden ältere Nachrichten im beA automatisiert gelöscht. Denn das beA ist kein Archivsystem, sondern hat (neben diversen fachlichen Funktionen) eine ähnliche Funktion wie ein Briefkasten: Man entnimmt eingegangene Post. Antworten auf die wichtigsten Fragen zum automatischen Verschieben und Löschen sind nachfolgend zusammengetragen.

 

Welche Nachrichten werden in den Papierkorb verschoben?

Automatisiert in den Papierkorb verschoben werden

  • gesendete Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Gesendet“ (oder einem Unterordner) liegen, und
  • eingegangene Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Posteingang“ (oder einem Unterordner) liegen, sofern sie bereits „angefasst“ wurden. „Angefasst“ wurde eine Nachricht, die der Postfachinhaber geöffnet oder als gelesen markiert oder in einen anderen Ordner verschoben hat oder die der Postfachinhaber bzw. eine berechtigte Personen exportiert hat.

 

Welche Nachrichten werden gelöscht?

Gelöscht werden (nur) Nachrichten, die länger als 30 Tage im Ordner „Papierkorb“ liegen.

 

Welche Nachrichten sind nicht betroffen?

Nicht automatisiert verschoben werden Nachrichten, die bisher nicht „angefasst“ wurden, sowie Nachrichten, die im Ordner „Entwürfe“ liegen. Nicht automatisiert gelöscht werden Nachrichten, die in anderen Ordnern als dem Ordner „Papierkorb“ liegen.

Hinweis: Bei Nachrichten, die aus dem Ordner „Papierkorb“ in die Ordner „Gesendet“ oder „Posteingang“ (oder einen Unterordner) (zurück-)verschoben werden, beginnt die 90-Tages-Frist zum Verschieben in den Papierkorb erneut zu laufen. Das Verschieben mehrerer Nachrichten auf einmal ist möglich.

 

Kann man gelöschte Nachrichten wiederherstellen?

Nachrichten, die automatisiert aus dem Papierkorb gelöscht wurden, bleiben unwiederbringlich gelöscht.

 

Kann man das Löschen von
Nachrichten verhindern?

Es werden nur Nachrichten gelöscht, die sich im Ordner „Papierkorb“ befinden. Nachrichten, die von dort zurück in den Ordner „Posteingang“ oder „Gesendet“ (oder einen Unterordner) verschoben wurden, werden nicht gelöscht. Das Verschieben löst die 90-Tages-Frist erneut aus. Allerdings: Das beA ist nicht als Archivsystem konzipiert! Nachrichten sollten daher aus dem beA exportiert und i. S. v. § 50 I BRAO zur Akte gespeichert werden.

Hinweis: Wir empfehlen dringend, Nachrichten, die über eine Kanzleisoftware an die Justiz gesendet wurden, über die beA-Webanwendung zu exportieren. Ein valider Zugangsnachweis ist mit dem im Exportcontainer enthaltenen Prüfprotokoll gewährleistet. Die Kanzleisoftwareschnittstelle wird mit der Version 2.2, die im Sommer 2019 zur Verfügung steht, so angepasst, dass ein Export von Nachrichten über Fachsoftware vollständig gewährleistet wird, sobald die Hersteller diese Version integriert haben.

 

Wird man über das automatische Löschen informiert?

Ungelesene Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, lösen 30 Tage, 20 Tage und 10 Tage vor dem endgültigen Löschen eine Warnung aus. Gelesene Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, lösen 10 Tage vor der endgültigen Löschung eine Warnung aus. Diese Benachrichtigungen werden an die vom Postfachinhaber hinterlegte E-Mail-Adresse gesandt.

Hinweis: Um Benachrichtigungen zu erhalten, muss der Postfachinhaber eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegen und das Häkchen bei „Benachrichtigungen aktiviert“ setzen.

 

Verschwinden am 1.4.2019 auf einen Schlag alle alten Nachrichten?

Die Prozesse für das automatische Verschieben und Löschen beginnen ab dem 1.4.2019. Sie werden aus technischen Gründen und aufgrund der Heterogenität der Nachrichten schrittweise ausgeführt. Ab Mai 2019 sollen die Prozesse in den Regelbetrieb überführt sein.

Hinweis: Vor dem 11.4.2019 wird keine Nachricht automatisiert gelöscht, da alle jetzt zum Löschen anstehenden Nachrichten zuvor eine Warnung per E-Mail auslösen.

Hinweis: Im Ordner „Papierkorb“ kann man sich die Spalte „endgültiges Löschdatum“ anzeigen lassen. Bis zum Erreichen des Regelbetriebs kann sich dieses Datum nach hinten verschieben. Nachrichten werden auf keinen Fall vor dem angezeigten Datum gelöscht.

 

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