Technische Probleme bei der Einreichung per beA – was ist zu tun?

Die Ersatzeinreichung bei vorübergehenden technischen Störungen

 RAin Julia von Seltmann, Berlin
(Vorveröffentlichung im BRAK-Magazin 6/2021)

erschienen im KammerReport 1-2022 | 10.03.2022

Seit dem 1.1.2022 ist die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs für professionelle Einreicher obliga­torisch. Dies bedeutet, dass Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte Schriftsätze, Anträge und Erklärungen den Gerichten nur noch in elektronischer Form übermitteln dürfen. Doch was ist zu tun, wenn die Justiz aus tech­nischen Gründen nicht auf elektronischem Wege erreichbar ist?

Die Ersatzeinreichung
Der Gesetzgeber hat in den Verfahrensordnungen in der seit dem 1.1.2022 jeweils geltenden Fassung festgelegt, dass eine Einreichung von Schriftsätzen, Anträgen und Erklärungen bei vorübergehender Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung aus technischen Gründen nach den allgemeinen Vorschriften zulässig bleibt.

§ 130d ZPO lautet seit dem 1.1.2022 wie folgt:

§ 130d – Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden
Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse eingereicht werden, sind als elektronisches Dokument zu übermitteln. Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.

Die übrigen Verfahrensordnungen werden Parallelvorschriften enthalten.

Vorübergehende Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung

Die Ersatzeinreichung ist nur in Fällen einer vorübergehenden Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung zulässig. Die professionellen Einreicher sind dadurch nicht von der Notwendigkeit entbunden, die erforderlichen technischen Einrichtungen für die Einreichung elektronischer Dokumente vorzuhalten und bei technischen Ausfällen unverzüglich für Abhilfe zu sorgen.

Unmöglichkeit aus technischen Gründen

Die elektronische Einreichung muss aus technischen Gründen nicht möglich sein. Dabei spielt es nach dem Willen des Gesetzgebers keine Rolle, ob die Ursache für die vorübergehende technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Gerichts oder in der Sphäre des Einreichenden zu suchen ist. Denn auch ein vorübergehender Ausfall der technischen Einrichtungen des Rechtsanwalts soll dem Rechtsuchenden nicht zum Nachteil gereichen.

Störungen in der Sphäre des Rechtsanwalts

In der Sphäre des Rechtsanwalts sind verschiedene technische Störungen denkbar. Am häufigsten dürften ­Störungen der Internetverbindung, technische Probleme in der IT-Infrastruktur der Kanzleien sowie auf das beA-System bezogene Störungen auftreten. Bedienfehler sind keine technischen Störungen in der Sphäre des Rechtsanwalts. Die verschiedenen Fehlercodes des beA-Systems sind auf der Seite des beA-Anwendersupports erläutert: https://portal.beasupport.de/external/knowledge-base/category/16. Die Erläuterungen zu den Fehlercodes helfen auch dabei, einen Bedienfehler von einer technischen Störung zu unterscheiden.

Störungen in der Sphäre der Justiz

Die Einreichung kann auch wegen Störungen aus der Sphäre der Justiz technisch unmöglich sein. So können etwa Störungen im EGVP-System dazu führen, dass die Empfangseinrichtungen i. S. d. § 130a V 1 ZPO nicht zur Verfügung stehen. Denn ein elektronisches Dokument ist eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Steht diese nicht zur Verfügung oder ist diese aus dem beA-System heraus nicht erreichbar, liegt eine technische Störung vor, die die erfolgreiche Übermittlung elektronischer Dokumente unmöglich macht. Derartige Störungen sind wie folgt zu erkennen:

• Störung bei der Adressierung des Gerichts

Beim Nachrichtenversand kann die Meldung „Ungültige Empfänger“ (Fehlercode 03-022) auftauchen. Sie werden in der Meldung darauf hingewiesen, dass die Nachricht nicht verarbeitet wurde und das nicht empfangsbereite Empfängerpostfach wird in der Meldung angegeben.

• Störung beim Nachrichtenversand an das Gericht

Wenn die Meldung „Aufgrund technischer Probleme sind die Suchergebnisse möglicherweise unvollständig“ erscheint, so deutet dies darauf hin, dass einzelne oder alle Intermediäre der Justiz nicht erreichbar sind.

Der erfolgreiche Versand einer Nachricht ist stets anhand der automatisierten Eingangsbestätigung des Gerichts zu prüfen. Diese wird in der gesendeten Nachricht durch die Meldung „Request executed“, den Übermittlungscode „0800“ sowie den Übermittlungsstatus „Erfolgreich“ dokumentiert. Nach dem Exportieren der Nachricht aus dem „Gesendet“-Ordner erscheinen diese Angaben auch in der Exportdatei (*_export.html). Ist statt des Übermittlungscodes „0800“ ein anderer Code eingetragen, so darf nicht von einer erfolgreichen Übermittlung der Nachricht ausgegangen werden.

Glaubhaftmachung

Die Voraussetzungen, die zu einer Ersatzeinreichung führen, also die technische Unmöglichkeit einschließlich ihrer vorübergehenden Natur, sind glaubhaft zu machen. Zulässige Mittel der Glaubhaftmachung sind alle Beweismittel i. S. v. §§ 355-455 ZPO, sofern sie präsent sind. Zulässige Mittel der Glaubhaftmachung sind weiter die Versicherung an Eides statt sowie sonstige geeignete Mittel wie die anwaltliche Versicherung, schriftliche Erklärung von Zeugen, ­Privatgutachten, (unbeglaubigte) Kopien oder Lichtbilder.

Beispiele:

• Belege des Internetproviders für eine Störung des Internetzugangs,
• die eidesstattliche Versicherung des IT-System­administrators der Kanzlei über (genau beschriebene) Infrastrukturprobleme der IT,
• die anwaltliche Versicherung, dass eine (genau beschriebene) Störung der IT-Infrastruktur vorlag,
• die eidesstattliche Versicherung der Kanzleiangestellten, dass Störungen vorlagen,
• die Anfertigung von Fotos und/oder Screenshots über Fehlermeldungen oder Störungsbeschreibungen,
• Ausdrucke der Störungsmeldungen der Justiz auf egvp.de oder der Störungsdokumentation der BRAK für das beA-System auf https://www.brak.de/w/files/02_fuer_anwaelte/bea/bea-stoerungsdokumentation.pdf
• die schriftliche Erklärung des beA-Anwendersupports über das Vorliegen einer Störung.

Da es um die technische Unmöglichkeit geht, ist ferner das Nichtvorliegen eines Bedienungsfehlers glaubhaft zu machen. Für den Fall einer fehlgeschlagenen Adress-Suche hatte das LAG Schleswig-Holstein (Beschl. v. 08.04.2021 – 1 Sa 358/20) entschieden, dass ein konkreter Vortrag erforderlich sei, warum kein Bedienfehler vorliege. Objektive Angaben zu den Eingaben in das Programm und Glaubhaftmachungen zu den Anzeigen und Reaktionen auf der Bildschirmoberfläche seien erforderlich, um die Reaktion der Software zu belegen. Dazu lägen die Erstellung von Screenshots oder andere Dokumentationen nahe, um die Fehlerhaftigkeit der Software zu belegen. Auch eine Auswertung der Metadaten des Programms sei ein mögliches Mittel zur Glaubhaftmachung, dass es sich tatsächlich um eine technische Störung und nicht um einen Bedienfehler handele.

Die Glaubhaftmachung sollte möglichst gleichzeitig mit der Ersatzeinreichung erfolgen. Jedoch sind Situationen denkbar, in denen der Rechtsanwalt erst kurz vor Fristablauf feststellt, dass eine elektronische Einreichung nicht möglich ist und bis zum Fristablauf keine Zeit mehr verbleibt, die Unmöglichkeit darzutun und glaubhaft zu machen. In diesem Fall ist die Glaubhaftmachung unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, nachzuholen.

Ausnahmsweise Übermittlung nach allgemeinen Vorschriften

Ausnahmsweise ist die Übermittlung nach den allge­meinen Vorschriften zulässig. Allgemeine Vorschriften sind die Übermittlung per Post, das Einlegen in den (Nacht-)Briefkasten des Gerichts oder die Übermittlung per Telefax. Die Ersatzeinreichung ist nur für die Dauer der Störung zulässig. Ist diese behoben, muss die Einreichung auf elektronischem Wege erfolgen.

Auf Anforderung des Gerichts sind Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet, eine Einreichung in ­elektronischer Form nachzuholen.