Der Anwalt als Arbeitgeber

Ein kleiner Leitfaden aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht

erschienen im KammerReport 2-2021 | 22.06.2021

Hinweise des BRAK-Ausschusses Sozialrecht
(Stand: April 2021)

1. Einführung

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind in ihren Kanzleien oftmals auch Arbeitgeber, sei es für juristische als auch nicht-juristische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Gerade wenn zum ersten Mal eine neue Mitarbeiterin bzw. ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, besteht oftmals eine gewisse Unsicherheit, welche sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen damit einhergehen und was man als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber konkret machen muss.

Dieser Beitrag soll ein kleiner Leitfaden sein, der sich jedoch allein auf die sozialversicherungsrechtliche Sicht beschränkt und keine Angaben zu gegebenenfalls bestehenden weiteren Verpflichtungen enthält, die z. B. aus arbeitsrechtlicher oder steuerrechtlicher Sicht bestehen können.

2. Beantragung einer Betriebsnummer

Im ersten Schritt müssen Rechtsanwälte als zukünftige Arbeitgeber die Agentur für Arbeit kontaktieren, um eine sog. Betriebsnummer zu erhalten. Die Nummer wird beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit¹ beantragt. Die Betriebsnummer ist Voraussetzung für die Meldung der Beschäftigten zur Sozialversicherung. Unter Angabe der Nummer werden Arbeitnehmer bei der Krankenkasse an- und abgemeldet. Zudem ist sie für die Abrechnung der Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. Schließlich braucht der Arbeitgeber die Betriebsnummer für Unfallanzeigen an die Berufsgenossenschaft.

3. Anmeldung bei der Krankenversicherung

Unselbstständig Beschäftigte (also z. B. auch die Reinigungskraft) sind in der Regel sozialversicherungspflichtig (bei der gesetzlichen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Die Krankenkassen ziehen den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ein.² Einen Arbeitgeber treffen verschiedene Meldepflichten, die auf § 28a³ SGB IV beruhen.

3.1 Kontakt zur Krankenkasse
Soll eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eingestellt werden, ist eine Anmeldung bei der Krankenversicherung, bei der der Mitarbeiter Mitglied ist oder Mitglied werden möchte, erforderlich.⁴ Dazu muss sich der Arbeitgeber mit der Krankenkasse seiner Mitarbeiterin / seines Mitarbeiters in Verbindung setzen.

Zuvor ist es erforderlich, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zu Beginn der Beschäftigung eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenversicherung vorlegt oder ihm den Sozialversicherungsausweis aushändigt. Wenn zuvor kein Krankenversicherungsschutz besteht, kann der Arbeitgeber eine Krankenkasse auswählen und der Arbeitnehmer wird dann dieser Krankenkasse zugewiesen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer über die gewählte Krankenkasse zu unterrichten. Es bietet sich jedoch an, in Abstimmung mit dem Beschäftigten eine Krankenkasse auszuwählen.

3.2 Frist für die Erstanmeldung
Der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn, zu melden (§ 6⁵ Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung – DEÜV).

3.3 Berechnung Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
Der Anwalt als Arbeitgeber ist verpflichtet für seinen Arbeitnehmer die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu berechnen und mithilfe eines Beitragsnachweises bei der Krankenkasse des Beschäftigten zu melden und den Betrag zu überweisen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam getragen; etwas anderes gilt für geringfügig Beschäftigte. Um Arbeitnehmer zur Aufnahme auch niedrig entlohnter Beschäftigungen zu motivieren, sieht der sogenannte Übergangsbereich für Entgelte von 450,01 bis 1.300,00 Euro pro Monat verminderte Beiträge zur Sozialversicherung vor⁶.

Zur Ermittlung der Höhe des Beitragsnachweises und der sich daraus ergebenen Beitragszahlung muss der Anwalt als Arbeitgeber eine Schätzung vornehmen. Die Höhe der Beitragssätze entspricht einem bestimmten Prozentsatz des Bruttoentgelts. Zur Berechnung des Gehalts und zu den aktuellen Prozentanteilen bietet das Gründungsportal des BMWi⁷ weitere Informationen.

3.4 Elektronische Meldung
Die Meldungen zur Sozialversicherung sind nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen möglich (§ 28a⁸ SGB IV; § 26 DEÜV). Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, können mit sv.net⁹ Meldungen zur Sozialversicherung auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt übermitteln. So besteht zudem die Möglichkeit für Arbeitgeber neben den Sozialversicherungsmeldungen auch Beitragsnachweise, den digitalen Lohnnachweis zur Unfallversicherung, Erstattungsanträge nach dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (AAG) sowie weitere Bescheinigungen (z. B. den A1-Antrag Entsendung) auf dem gesetzlich vorgeschriebenen Weg verschlüsselt an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Für die elektronische Datenübermittlung mit sv.net wird kein Arbeitgeberzertifikat und keine elektronische Signatur benötigt.

4. Anmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung

Für alle Arbeitnehmer besteht zusätzlich eine Melde- und Beitragspflicht zur gesetzlichen Unfallversicherung. Zuständig ist die Berufsgenossenschaft. Beiträge zur Unfallversicherung sind vom Arbeitgeber direkt an die zuständige Berufsgenossenschaft zu zahlen. Die Beiträge sind allein vom Arbeitgeber aufzubringen. Der Arbeitgeber hat für jeden in einem Kalenderjahr Beschäftigten, der in der Unfallversicherung versichert ist, zum 16. Februar des Folgejahres eine besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung zu erstatten (§ 28a¹⁰ Abs. 2a SGB IV). Diese Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich.

Zur Berechnung des Beitrages benötigt die Berufsgenossenschaft nach jedem abgelaufenen Kalenderjahr u. a. Angaben über die Anzahl der in der Kanzlei Beschäftigten, die Höhe der gezahlten Entgelte und die durch die Beschäftigten geleisteten Arbeitsstunden. Die Entgelte melden die Kanzleiinhaber grundsätzlich mit dem elektronischen Lohnnachweis (Lohnnachweis Digital) über das jeweilige Entgeltabrechnungsprogramm. Falls der Arbeitgeber über kein Entgeltabrechnungsprogramm verfügt, kann auch hier eine Ausfüllhilfe, z. B. sv.net¹¹, genutzt werden. Der auf Grundlage des Lohnnachweises erstellte Beitragsbescheid wird von der Berufsgenossenschaft regelmäßig im April versandt.

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und ihre Beschäftigten ist die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG)¹² zuständig.

5. Besonderheit: Auszubildende

Wenn eine Kanzlei Auszubildene für den Beruf der/des Rechtsanwaltsfachangestellten einstellt, sind Besonderheiten, u. a. nach dem Berufsbildungsgesetz¹³ zu beachten. Das Ausbildungsverhältnis muss der zuständigen Rechtsanwaltskammer gemeldet werden, die den Ausbildungsvertrag prüft und dann in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse einträgt. Weitere Informationen finden sich unter https://www.recht-clever.info/ausbildung/.

6. Checkliste der notwendigen Unterlagen

• • Betriebsnummer (durch Arbeitgeber, siehe Ziffer 2)
  • Arbeitsvertrag (Angaben zur Entlohnung/Gehalt)
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder Sozialversicherungsausweis
  • Nachweis Elterneigenschaft
  • Schwerbehindertenausweis

7. Weitere Pflichten

Dieser Beitrag enthält, wie eingangs erwähnt, keine Angaben zu weitergehenden Pflichten, wie beispielsweise die Pflicht, die Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt abzuführen und einmal jährlich für jeden Arbeitnehmer eine Jahresmeldung abzugeben und eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Auch zu möglichen arbeitsrechtlichen Pflichten enthält dieser Beitrag keine Angaben. Der Frage, welche arbeitsrechtlichen Gegebenheiten beachtet werden müssen, ist daher gesonderte Aufmerksamkeit zu schenken.

¹ https://www.arbeitsagentur.de/betriebsnummern-service/beantragung
² vgl. Informationen des Ausschusses Sozialrecht zum SGB IV (https://brak.de/w/files/01_ueber_die_brak/aus-der-arbeit-der-ausschuesse/as-sozialrecht/sgb-iv-gemeinsame-vorschriften-fuer-die-sozialversicherung.pdf)
³ https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html
⁴ Dies gilt ausnahmsweise nicht bei geringfügig entlohnten Beschäftigten („Minijobs“), bei ihnen erfolgt die Meldung und die Abführung der Pauschalabgabe bei der Minijob-Zentrale als einheitliche Einzugsstelle.
⁵ https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/__6.html
⁶ vgl. auch hier: Informationen des Ausschusses Sozialrecht zum SGB IV (https://brak.de/w/files/01_ueber_die_brak/aus-der-
arbeit-der-ausschuesse/as-sozialrecht/sgb-iv-gemeinsame-vorschriften-fuer-die-sozialversicherung.pdf)
⁷ https://www.existenzgruender.de/DE/Unternehmen-fuehren/Personal/Personal-einstellen/Lohn-Gehalt/inhalt.html;jsessionid=11C35A49F05A3525E759504392E2888E
⁸ https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html
⁹ https://www.itsg.de/produkte/sv-net/
¹⁰ https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html
¹¹ https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/
¹² https://www.vbg.de/DE/0_Home/home_node.html
¹³ https://www.gesetze-im-internet.de/bbig_2005/

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