erschienen im KammerReport 2-2023 | 24.03.2023
Oder: Wie vermeidet man „Fehlzustellungen“ durch Gerichte?*
Rechtsanwältin Julia von Seltmann, BRAK, Berlin
Warum schickt das Gericht Nachrichten nicht in mein beA, sondern scheinbar willkürlich in das meines Kollegen? Diese Frage stellen sich viele Anwältinnen und Anwälte, die feststellen müssen, dass für die Korrespondenz zwischen der Justiz und ihrer Kanzlei das beA der Person genutzt wird, die ganz oben auf dem Briefkopf steht. Das beA der sachbearbeitenden Kollegin oder des sachbearbeitenden Kollegen bleibt indes leer. Solche „Fehlzustellungen“ sind an der Tagesordnung. Besonders schwierig wird die Situation bei Berufsausübungsgesellschaften und in Vertretungsfällen oder wenn Anwältinnen und Anwälte aus bestimmten Gründen über ein zweites beA verfügen. Wie geht man damit um und wie beugt man für künftige Fälle vor?
Zugang von Nachrichten in „falschen“ Postfächern?
Nach § 31a VI BRAO und § 31b V i.V.m. § 31a VI BRAO müssen Anwältinnen und Anwälte sowie Berufsausübungsgesellschaften Posteingänge im beA zur Kenntnis nehmen. Daher dürfte das Argument nicht verfangen, das elektronische Dokument sei nicht zugegangen, wenn es innerhalb der Berufsausübungsgesellschaft im „falschen“ persönlichen oder Kanzlei-beA eingegangen ist. Jedenfalls dürfte dies dann gelten, wenn, wie in der Regel, die Berufsausübungsgesellschaft an sich mandatiert ist. Das elektronische Empfangsbekenntnis wird in diesen Fällen abzugeben sein.
Gleichwohl stören Posteingänge im „falschen“ beA die wohlüberlegten Arbeitsabläufe in der Kanzlei. Es ist also sinnvoll, dafür zu sorgen, dass die Korrespondenz über das richtige beA geführt wird.
Kann ich steuern, in welches Postfach Nachrichten gehen?
In Diskussionsforen zum elektronischen Rechtsverkehr weist die Justiz häufig darauf hin, dass Prozessbevollmächtigte angeben sollten, über welches beA in der konkreten Sache korrespondiert werden soll. Gemäß § 130 Nr. 1a ZPO sollen vorbereitende Schriftsätze die für eine Übermittlung elektronischer Dokumente erforderlichen Angaben enthalten. Dies ist der Anknüpfungspunkt für Anwältinnen und Anwälte, den Gerichten das „richtige“ beA mitzuteilen.
Bereits die Klageschrift sollte also die erforderlichen Angaben enthalten, damit Posteingänge so bearbeitet werden können, wie es der Kanzleiorganisation entspricht.
Sollten sich Änderungen ergeben, z. B. in Vertretungsfällen oder bei einem Wechsel der Sachbearbeitung, sollte man diese Änderung dem Gericht ebenfalls mitteilen und das beA angeben, über das künftig korrespondiert werden soll.
Was gilt für Berufsausübungsgesellschaften?
Die Empfehlung, gleich zu Beginn der elektronischen Korrespondenz das für die Sache „richtige“ beA anzugeben, gewinnt zunehmend an Bedeutung, weil seit dem 1.8.2022 auch Berufsausübungsgesellschaften über beAs verfügen. Sollen diese Postfächer für die Korrespondenz mit den Gerichten genutzt werden, sollte ausdrücklich darauf hingewiesen werden.
Besondere Vorsicht ist bei Berufsausübungsgesellschaften mit mehreren Standorten und mehreren Postfächern geboten. Sie sollten dem Gericht zweifelsfrei mitteilen, über welches beA der Berufsausübungsgesellschaft die künftige Korrespondenz geführt werden soll.
Was gilt beim Kanzleiwechsel?
Verlässt die sachbearbeitende Anwältin oder der sachbearbeitende Anwalt die Kanzlei, sollte in jedem Fall eine entsprechende Information unter Angabe des beA für die zukünftige Korrespondenz erfolgen – und zwar unabhängig davon, wo das Mandat verbleibt und über welches Postfach bisher korrespondiert wird. Dies beugt Irritationen und Auseinandersetzungen über Zustellungsfragen vor.
Was ist für die außergerichtliche Korrespondenz zu beachten?
Für die außergerichtliche Korrespondenz gibt es keine Besonderheiten. Auch hier empfiehlt sich stets die Angabe Ihrer beA-Korrespondenzadresse. Da unter Anwältinnen und Anwälten häufig die Antwortfunktion des beA genutzt wird, erleichtert es die Kommunikation, wenn Sie Ihre Nachrichten an Ihre Korrespondenzpartner auch aus dem Postfach verschicken, in das Sie die Antwort erhalten möchten.
* Erstveröffentlichung im BRAK-Magazin, Heft 6/2022
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