Wer muss was wie signieren? – Die digitale Unterschrift im elektronischen Rechtsverkehr*

Mit dem Inkrafttreten der Pflicht, im Rechtsverkehr Dokumente ausschließlich elektronisch einzureichen, taucht immer wieder die Frage auf, in welcher Form signiert werden muss, um die eigenhändige Unterschrift wirksam ersetzen zu können. Die Antwort lautet: „Kommt darauf an!“ Der Beitrag erläutert, worauf es genau ankommt und welche Regelungen zu beachten sind.

Grundsätzlich gilt: Die Signatur eines elektronischen Dokuments ist immer dann erforderlich, wenn ein Schriftformerfordernis besteht. Dieses kann sich aus materiell-rechtlichen oder verfahrensrechtlichen Vorschriften ergeben.

Die Wahrung der Schriftform im elektronischen Rechtsverkehr

Die Schriftform im elektronischen Rechtsverkehr wird nach § 130a III ZPO und den Parallelvorschriften in den anderen Verfahrensordnungen gewahrt, wenn entweder das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen ist oder es von ihr signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht wird.

Die verantwortende Person ist die Person, die für den Inhalt des Schriftsatzes einsteht, die ihn also unterschreibt. Sie hat zwei Möglichkeiten, ihre Unterschrift in elektronischer Form anzubringen:

Die qualifizierte elektronische Signatur

Die verantwortende Person kann das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen. Dies kann entweder außerhalb des beA-Systems mit einer speziellen Software geschehen oder innerhalb der beA-Webanwendung überall dort, wo die Funktionalität „signieren“ angeboten wird. Für das Anbringen einer qeS ist eine Signaturkarte mit einem Signaturzertifikat erforderlich. Wer bereits im Besitz einer beA-Karte Basis ist, kann das Signaturzertifikat auch nachladen. Die Nutzung der qeS ermöglicht arbeitsteiliges Arbeiten. Mit qeS versehene Schriftsätze können durch Kanzleiangestellte versandt werden.

Der sichere Übermittlungsweg

Alternativ zur qeS kann die verantwortende Person das elektronische Dokument über den sicheren Übermittlungsweg einreichen. Das beA ist gem. § 130a IV ZPO ein sicherer Übermittlungsweg. Bei der Nutzung des sicheren Übermittlungswegs muss der Postfachinhaber sich selbst mit seiner beA-Karte an seinem Postfach anmelden und dann das Dokument eigenhändig versenden. Zusätzlich ist eine einfache elektronische Signatur (eeS) erforderlich.

Dies bedeutet, dass die verantwortende Person ihren Namen unter das elektronische Dokument setzt. Das System bringt beim Versand einen sog. Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN) an, dem der Empfänger des Dokuments entnehmen kann, dass der verantwortende Rechtsanwalt oder die verantwortende Rechtsanwältin es bei eigener Anmeldung am Postfach selbst versandt hat. Eine zusätzliche qeS ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Vorsicht bei materiell-rechtlichen Erklärungen!

Mit der Nutzung des sicheren Übermittlungswegs wird nur die prozessuale, nicht indes die materiell-rechtliche Schriftform ersetzt. Enthält der Schriftsatz zusätzlich zu den prozessrechtlichen Anträgen materiell-rechtliche Erklärungen, z. B. die Kündigung eines Mietvertrags, so ist für diese nicht § 130a III ZPO als verfahrensrechtliche Norm, sondern § 126a BGB anwendbar: Das Dokument bedarf des hinzugefügten Namens und einer qeS!

Der Vertretungsfall

Vertretungen haben mehrere Möglichkeiten des wirksamen Einreichens: Entweder nutzen sie das Postfach des Vertretenen. Dann können sie nicht über den sicheren Übermittlungsweg versenden, da Postfachinhaber und verantwortende Person auseinanderfallen. Das Dokument muss mit einer qeS versehen werden. Oder sie nutzen ihr eigenes Postfach. Dann stehen der sichere Übermittlungsweg oder der Versand mit qeS zur Verfügung. In jedem Fall sollte aber ein Hinweis auf den Vertretungsfall erfolgen, sodass klargestellt ist, wer die verantwortende Person ist.

*) Erstveröffentlichung im BRAK-Magazin Heft 1/2022

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