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Praxishinweise der Rechtsanwaltskammer Hamm zur Geldwäscheprävention

RAin Lena Koch, Juristische Referentin der RAK Hamm

Rechtsanwälte sowie Kammerrechtsbeistände können Verpflichtete im Sinne des Geldwäschegesetzes (GwG) sein, wenn sie eine der in § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG aufgeführten Tätigkeiten durchführen. In diesem Fall – bereits bei der ersten Durchführung einer Katalogtätigkeit – müssen die Sorgfaltspflichten und internen Sicherungsmaßnahmen nach dem GwG beachtet und eingehalten werden. In ihren Aufsichtsprüfungen im Rahmen der Geldwäscheprävention bemerkt die Rechtsanwaltskammer Hamm immer wieder die gleichen bußgeldbewehrten und leicht vermeidbaren Verstöße. Daher legen wir Ihnen die Beachtung der folgenden Praxishinweise nahe:

1.
Die Vorschriften des GwG dienen der Prävention. Rechtsanwälte sollen sich durch Vorsichtsmaßnahmen vor ihrem Missbrauch durch Kriminelle, die Geldwäsche betreiben, schützen. Weder das Geldwäschegesetz noch die Rechtsanwaltskammer Hamm als Aufsichtsbehörde verdächtigen Rechtsanwälte oder Mandanten der Geldwäsche. Das Risiko ist abstrakt, die Aufsichtsprüfungen erfolgen grundsätzlich anlasslos. Personen, bei denen aufgrund ihrer Geschäftstätigkeit Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass sie Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG sind, haben der Rechtsanwaltskammer auf Verlangen unentgeltlich Auskunft über alle Geschäftsangelegenheiten zu erteilen und Unterlagen vorzulegen, soweit dies für die Feststellung der Verpflichteteneigenschaft erforderlich ist, § 52 Abs. 6 GwG. Ein verpflichteter Rechtsanwalt hat der Rechtsanwaltskammer auf Verlangen unentgeltlich Auskunft über alle Geschäftsangelegenheiten und Transaktionen zu erteilen und Unterlagen vorzulegen, die für die Einhaltung der im GwG festgelegten Anforderungen von Bedeutung sind, § 52 Abs. 1 GwG. Dementsprechend sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, bei der Durchführung der Aufsichtstätigkeit durch die Rechtsanwaltskammer mitzuwirken; Verstöße gegen die Mitwirkungspflicht sind gemäß § 56 Abs. 1 Nr. 73 GwG bußgeldbewehrt.

2.
Erfüllen Sie die Sorgfaltspflichten bei jeder Tätigkeit im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG, insbesondere auch für langjährig bekannte „Dauermandanten“. Anknüpfungspunkt der Verpflichtungen ist nicht der Mandant, sondern vielmehr jede einzelne (zumindest abstrakt) risikobehaftete Tätigkeit im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG für den Mandanten. Nach dem GwG kann das Missbrauchsrisiko dort allenfalls gering, jedoch nicht ausgeschlossen sein. Die Sorgfaltspflichten entfallen daher in keinem Fall. Lediglich ihr Umfang kann nach Maßgabe des § 14 GwG ggfs. reduziert werden. Die Pflicht zur Identifizierung entfällt dementsprechend nicht schon dann, wenn Ihnen der zu Identifizierende persönlich bekannt ist. Wurde der Mandant einmal GwG-konform identifiziert und dies dokumentiert, kann von einer erneuten Identifizierung bei der anstehenden Tätigkeit im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG mit demselben Mandanten unter Umständen abgesehen werden, vgl. § 11 Abs. 3 GwG. Dokumentieren Sie dann jedoch stets den Namen des zu Identifizierenden und den Umstand, dass er bei früherer Gelegenheit bereits identifiziert worden ist, § 8 Abs. 2 S. 5 GwG, durch einen Hinweis, wo die Dokumentation der Identifizierung zu finden ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Mandant bei Begründung der Geschäftsbeziehung, also bei Mandatsannahme, anhand eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments (§ 12 Abs. 1 Nr. 1 GwG) zu identifizieren ist.

Beachten Sie, dass die Identifizierung nur eine von mehreren zwingenden Sorgfaltspflichten ist, vgl. § 10 GwG.

3.
Prüfen Sie die Identität des Mandanten und ggfs. der für ihn auftretenden Person anhand des vor Ort im Original vorgelegten Personalausweises und fertigen Sie die Kopie. Sie dürfen und müssen die betreffenden Ausweise kopieren und aufzeichnen oder einscannen. § 8 Abs. 2 S. 2 GwG geht als lex specialis insoweit entgegenstehenden Normen (Personalausweisgesetz, Datenschutz) vor. Eine zugesendete Kopie – ohne Abgleich mit dem Originaldokument – ist untauglich, vgl. § 13 Abs. 1 GwG. Anstelle der Prüfung des Ausweisdokuments vor Ort können Sie sich aber nach § 13 Abs. 1 Nr. 2 GwG eines „sonstigen Verfahrens“ bedienen, „das zur geldwäscherechtlichen Überprüfung der Identität geeignet ist und ein Sicherheitsniveau aufweist“, das der Prüfung des vor Ort vorgelegten Dokuments gleichwertig ist. Als gleichwertiges Verfahren kann ein Identifizierungsverfahren mittels Videoschaltung anzuerkennen sein, soweit es hohen technischen und sonstigen Sicherheitsstandards genügt und Manipulationen ausgeschlossen sind. Darüber hinaus können Sie einen Kollegen oder andere Verpflichtete am Ort des Mandanten nach Maßgabe des § 17 GwG beauftragen und Ihre (!) Sorgfaltspflichten, für die Sie nach wie vor verantwortlich bleiben, § 17 Abs. 1 S. 3 GwG, durch Dritte durchführen lassen.

4.
Auch die Mitwirkung anderer Verpflichteter, beispielsweise eines Notars, Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers oder eines Geldinstituts, befreit Sie nicht von der Erfüllung Ihrer Pflichten nach dem Geldwäschegesetz. So hat der Rechtsanwalt beispielsweise die Identifizierungspflicht nebst Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten auch dann zu erfüllen, wenn der Mandant etwa bereits beim Notar identifiziert wurde oder dort voraussichtlich noch identifiziert werden wird. Ziel ist es, dem Geldwäscherisiko mithilfe eines weiteren und konsequenten Präventionssystems vorzubeugen.

5.
Seit dem 01.08.2021 sind bei der Identitätsprüfung der wirtschaftlich Berechtigten einer juristischen Person insbesondere die Neuregelung des § 12 Abs. 3 GwG zu beachten. Im Falle der Identifizierung anlässlich der Begründung einer neuen Mandatsbeziehung mit einer Vereinigung nach § 20 GwG (alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften) oder einer Rechtsgestaltung nach § 21 GwG haben Sie nunmehr zwingend einen Nachweis der Registrierung zum Transparenzregister nach § 20 Abs. 1 GwG oder § 21 GwG oder einen Auszug der im Transparenzregister zugänglichen Daten einzuholen. Nach § 12 Abs. 3 S. 3 GwG müssen Sie bei Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen mit Vereinigungen nach § 20 GwG oder Rechtsgestaltungen nach § 21 GwG keine über die Einsicht in das Transparenzregister hinausgehenden Maßnahmen zur Erfüllung Ihrer Überprüfungspflicht ergreifen, wenn die nach § 11 Abs. 5 GwG erhobenen Angaben mit den Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister übereinstimmen und keine sonstigen Anhaltspunkte bestehen, die Zweifel an der Identität der wirtschaftlich Berechtigten, ihrer Stellung als wirtschaftlich Berechtigte oder der Richtigkeit sonstiger Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG begründen oder die auf ein höheres Risiko der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß § 15 Abs. 2 GwG hindeuten.

Inländische juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften sowie bestimmte weitere Rechtsträger, die das GwG sämtlich als „Vereinigungen“ definiert, sowie bestimmte „Rechtsgestaltungen“ sind bereits seit Oktober 2017 gemäß §§ 20 Abs. 1, 21 Abs. 1 GwG verpflichtet, deren wirtschaftlich Berechtigte zum Transparenzregister elektronisch mitzuteilen (www.transparenzregister.de). Die bisherige Mitteilungsfiktion, wonach keine Mitteilung zum Transparenzregister erforderlich war, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten schon aus anderen öffentlichen Registern ergaben, wurde durch das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz gestrichen und damit zum 01.08.2021 eine (bußgeldbewehrte) Mitteilungspflicht für alle Rechtseinheiten eingeführt; lediglich bei eingetragenen Vereinen erfolgt eine automatische Eintragung nach § 20 a GwG. Abhängig von der Rechtsform bestehen gemäß § 59 Abs. 8 GwG Übergangsregelungen, soweit bislang die Mitteilungsfiktion griff.

6.
Die Rechtsanwaltskammer Hamm empfiehlt Ihnen, zur vollumfänglichen Dokumentation der Erfüllung der Pflichten nach dem GwG einen GwG-Dokumentationsbogen zu erstellen und im Falle des Vorliegens einer Tätigkeit im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG auszufüllen und zur jeweiligen Akte zu nehmen. Um in dem Kanzleibetrieb sowohl die mandatsbezogenen Sorgfaltspflichten als auch die dazugehörigen Aufzeichnungspflichten nach dem GwG stets entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, stellt die Rechtsanwaltskammer für die im Bezirk zugelassenen Rechtsanwälte Musterformulare auf ihrer Homepage zur Verfügung. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Muster-Dokumentationsbögen ein Service der Rechtsanwaltskammer Hamm sind, die lediglich eine Hilfestellung geben sollen und daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Der Rechtsanwalt, der Tätigkeiten gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG durchführt, bleibt zur eigenständigen Prüfung und Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtungen aus dem GwG im Einzelfall verpflichtet.

7.
Von der konkreten Risikobewertung im Einzelfall gemäß § 8 Abs. 1 Nr. 2 GwG ist die abstrakte Risikoanalyse gemäß § 5 GwG zu unterscheiden. Sobald Sie eine Katalogtätigkeit gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG durchführen, haben Sie grundsätzlich eine Risikoanalyse gemäß § 5 GwG zu erstellen. Ziel der Risikoanalyse ist es, die spezifischen Risiken in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung umfassend und vollständig zu erfassen, zu identifizieren, zu kategorisieren und zu gewichten sowie darauf aufbauend geeignete Geldwäsche-Präventionsmaßnahmen, insbesondere interne Sicherungsmaßnahmen, zu treffen. Diese müssen sich aus der Risikoanalyse ableiten lassen und dieser entsprechen. Die Anlagen 1 und 2 zum GwG enthalten dabei eine nicht abschließende Aufzählung von Faktoren und möglichen Anzeichen für ein potenziell geringeres oder höheres Risiko. Bei der Erstellung der Risikoanalyse sind insbesondere diese Risikofaktoren sowie die Informationen zu berücksichtigen, die auf Grundlage der nationalen Risikoanalyse den Verpflichteten von der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) zur Verfügung gestellt werden. Die Risikoanalyse ist im angemessenen Umfang zu erstellen, der sich insbesondere nach Art und Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit richtet. Sie muss dokumentiert, d. h. schriftlich oder elektronisch aufgezeichnet, regelmäßig, zumindest einmal im Jahr, überprüft und – soweit erforderlich – aktualisiert werden und ist der Rechtsanwaltskammer auf Verlangen in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung zu stellen, § 5 Abs. 2 Nr. 1 bis Nr. 3 GwG. Die Rechtsanwaltskammer hat eine individuelle und eine kanzleiweite Muster-Risikoanalyse auf ihrer Homepage veröffentlicht, welche die entsprechenden Anforderungen an eine derartige Analyse veranschaulichen.

Weitere Informationen können Sie der aktualisierten 6. Auflage der Auslegungs- und Anwendungshinweise zum GwG entnehmen, welche Sie auf der Homepage der Rechtsanwaltskammer Hamm unter „Anwaltsservice“, dort: „Geldwäschegesetzverpflichtungen“, finden (www.rechtsanwaltskammer-hamm.de).

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